Pasos para hacer una reunión de trabajo útil

“¿Otra reunión? ¿En serio? Otra vez a perder toda la tarde…”, posiblemente no se lo hayas oído decir a ninguno de tus empleados, pero es lo que piensan cada vez que les mandas un e-mail para convocar una de esas pesadas e interminables reuniones laborales. ¿Sabes cómo hacer que esto deje de pasar? Nosotros te lo contamos.

Convoca con un objetivo claro

No reúnas a tus empleados sólo “para ver qué tal va todo”. La reunión tiene que tener un propósito concreto que pueda expresarse en una sola frase. Si los empleados ven que hay una clara finalidad, no se lo tomarán como un encuentro inútil.

No te olvides de nadie

Nunca ha habido excusa para olvidarse de avisar, pero ahora, gracias a las nuevas tecnologías, hay menos aún. Ten una lista de correo con tus empleados para este tipo de ocasiones y exige confirmación de lectura. Así nadie podrá decir que no se enteró.

Explica qué quieres de tus empleados

Si la reunión es para hacer un balance de cómo va un proyecto, por ejemplo, explícalo en la convocatoria y pide a los encargados de cada sección que lleven sus datos reunidos en una presentación o un pequeño informe. Si quieres algo, pídeselo.

Controla la duración

Una reunión interminable no es productiva. Si tienen que intervenir variar personas, limita los tiempos. Si retrata de presentaciones, específica ya la duración adecuada en la convocatoria del encuentro. El timming es muy importante para que todo funcione.

Asegúrate de que todo queda resuelto (y todos enterados)

Lo más lógico es que haya una persona que ejerza de moderador en la reunión y esa misma persona es la que debería encargarse de hacer un pequeño resumen tras cada intervención y al final. Que las conclusiones queden claras es lo más importante. Si, además, tras la reunión se plasma ese resumen en un documento y se reparte entre los empleados, mejor. Así te asegurarás de que todo ha quedado cerrado.

Fuente: Forbes

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